انجام مشاوره پایان نامه.پروپوزال مدیریت.حقوق وتمامی رشته ها دانشگاهی مقاله علمی پژوهشی ISI؛ انتخاب موضوع رایگان .ترجمه پاورپوینت

Time to be productive: develop your time management skills (26-46)

زمان سازنده بودن است: مهارت‌های مدیریت خود را توسعه دهید. (26-46)

4-3. vision

4-3. چشم‌انداز

Your vision is simply what you visualize yourself doing in the future, say 10, 15 or more years from now. If time, money and circumstances were not factors, how would you spend the rest of your life? What turns you on? What did you enjoy doing as a child? What are you good a doing? What do other people say you are good at doing? This requires time for reflection. Think about what you were doing in the past when you lost all awareness of time and were completely absorbed by the activity – so much so that you didn’t want it to end. What do you dream and fantasize about? Now hurry. This is an ongoing safe – analysis that could take weeks, months or even years.

تجسم اینکه از آینده چه تجسمی دارید ساده است، 10 تا 15 سال یا بیشتر را بگویید. اگر عوامل زمان، پول و شرایط نیست، چگونه بقیه عمر خود را صرف خواهید کرد؟ چه می‌کنید؟ به عنوان یک کودک از چه چیز لذت می‌برید؟ چه چیز را به خوبی می‌توانید انجام دهید؟ دیگر مردم چه چیز را می‌گویند که به خوبی انجام می‌دهید؟ برای بازتاب نیاز به زمان است. در مورد آنچه شما در گذشته انجام می‌دادید زمانی که شما از تمام زمان از دست رفته آگاهید و به طور کامل توسط فعالیت‌های انجام شده به طوری که شما نمی‌خواهید آن را به پایان برسانید فکر کنید. چه رویاها و خیال‌بافی‌هایی در مورد آنانجام دادید؟ در حال حاضر عجله کنید. تجزیه و تحلیل می‌تواند هفته‌ها، ماه‌ها و یا حتی سال‌ها طول بکشد ـ و برای انجام آن با امنیت لازم است.

Once you discover what you want to do for the rest of your life – your passion or purpose for living – it becomes your motivator. It gives you a reason to get up every morning and to persist through hardships and set – backs to do what you were created to do. When you are fulfilling your purpose in life you are self – actualizing.

به یکباره شما آنچه که می‌خواهید بقیه زندگی خود انجام دهید را کشف می‌کنید ـ شور و یا هدف برای زندگی ـ این  انگیزه شما می‌شود. و آن یک دلیل برای بیدار شدن هر صبح به شما می‌دهد و ادامه دادن در سختی‌ها ـ  پشت به آنچه که شما قبلا برای این کار این کار انجام داده‌اید. هنگامی که شما در انجام هدف خود در زندگی مصمم باشید ـ تحقق می‌یابد.

4-4. Mission statement

4-4. بیانیه مأموریت

Once you decide what it is you are going to do, who you will do it for or to, how you will do it and the purpose for doing it, you express this in the form of a mission statement.

هنگامی که شما تصمیم گرفتید چه چیزی را می‌خواهید انجام دهید، چه کسی آن را برای شما انجام خواهد داد، چگونه آن را انجام خواهید داد و هدف از انجام آن، شما آن را به صورت یک بیانیه مأموریت بیان خواهید کرد.

I have virtually the same mission statement today and it has kept me from being side – tracked from what I do best. Each year I enter my mission statement in the space provided near the front of my Taylor planner. Currently it reads as follows:

من امروز بیانیه ماموریت عملاً دارم و آن من را از شروع کنار نگه داشته ـ ردیابی برای انجام آنچه بهترین کار است. هر سال من بیانیه ماموریت را در فضای ارائه شده در برنامه‌ریز تیلور وارد می‌کنم. در حال حاضر آن به شرح زیر است:

To help individual and organizations manage their time and their lives, through time management training. Products and services, so they are able to free up time to work on their personal and organizational goals.

برای کمک به افراد و سازمان‌ها برای مدیریت زمان خود در زندگی، از روش آموزش مدیریت زمان استفاده می‌شود. محصولات و خدمات، برای آزاد کردن زمان برای کار بر روی اهداف شخصی و سازمانی است.

Mission statements should be brief – one sentence if possible – so it can easily be reduced to writing and committed to memory. If it’s a company or organization, every staff member should understand it. It provides direction and focus in your business. It should be clear, brief and memorable.

بیانیه ماموریت باید کوتاه باشد، - یک جمله در صورت امکان - پس از آن به راحتی می‌تواند به یک نوشته و متعهد به حافظه تبدیل گردد.اگر آن را به یک شرکت یا سازمان مربوط است، هر عضو هیات باید آن را درک کنند. این برنامه جهت تمرکز در کسب و کار شما است. باید روشن و کوتاه و به یاد ماندنی باشد.

If it’s a personal mission statement it should reflect who you are goals are specific. They tell you exactly what you will do, when you will do it and how you will do it. But a mission statement explains, why you will do it.

اگر آن یک بیانیه ماموریت شخصی  است باید منعکس‌کننده اهداف خاص شما باشد. آنها باید دقیقاً به شما بگویند که چه انجام خواهد داد، و کی و چگونه آن را انجام خواهد داد. اما یک بیانیه ماموریت توضیح می‌دهد، که چرا شما این کار را انجام خواهید داد.

I encourage people to have a personal mission statement that reflects what they want to do with their life. My personal mission statement is essentially the same one that I use for my company because it is my passion. I truly believe it is my life purpose and I continue to do it long past the age of retirement – whether I get paid for it or not.

من مردم را به داشتن یک بیانیه مأموریت شخصی تشویق می‌کنم که نشان‌دهنده چیزی است که آنها در زندگی خود می‌خواهند. بیانیه ماموریت شخصی من در اصل یکی از همان‌هاست که من برای شرکت استفاده می‌کنم به این دلیل که آن اشتیاق من است. من واقعاً بر این باور هستم که این هدف زندگی من است و من همچنان آن را زمان‌های طولانی تا سن بازنشستگی انجام می‌دهم ـ و این چیزی است که من برای آن پرداخت می‌کنم یا نه.

4-5. personal policies

4-5. سیاست‌های شخصی

Corporate policies such as the customer is always right, we will not be undersold and satisfaction or money refunded have been around for over a century. They serve as guidelines for employees to make tough decisions, provide consistency and express the organization’s philosophy. They also save time.

سیاست‌های شرکت‌های بزرگ مانند مشتری قوانین همیشه هستند، ما زیرقیمت نخواهیم فروخت و رضایت و استرداد پول در حدود بیش از یک قرن بوده است. آنها به عنوان دستورالعمل برای کارمندان در خدمت تصمیم‌گیری‌های سخت، ارائه سازگاری و بیان فلسفه سازمان است. و همچنین باعث صرفه‌جویی در وقت.

It is similarly effective for individuals to develop a set of personal policies or value statements to help guid them through life. Policies help people make decisions regarding their personal use of time and prevent them from getting involved in activities inconsistent with their beliefs. I also wrote down, some personal policies, such as I will not accept speaking engagements on Sundays, and I will work only two evenings per month. I didn’t want to accept a lot of evening work since I would soon find myself speaking every might of the week telling people to manage their time and spend more time with their families. You have to walk your talks. So it makes sense to draw up some personally policies to guide you through life.

این به طور مشابه برای افراد موثر است که مجموعه‌ای از سیاست‌های شخصی خود را توسعه دهند و یا اینها بیانیه‌های ارزش برای کمک به راهنمایی آنها از طریق زندگی است. سیاست کمک به مردم برای تصمیم‌گیری در مورد استفاده شخصی خود از زمان و جلوگیری از درگیر شدن آنها در فعالیت‌های مغایر با اعتقادات خود. من هم چنین سیاست‌های شخصی نوشتم، مانند قبول نکردن سخنرانی در روزهای یکشنبه، و کار کردن تنها دو شب در هر ماه. من نمی‌خواهم در شب کار زیادی انجام دهم. از آنجایی که من به زودی خودم ممکن است هر هفته به مردم بگویم زمان خود را مدیریت کنند زمان بیشتری را با خانواده‌های خود صرف کنند. شما باید برای راه رفتن زمان بگذارید. پس از آن را حس می‌کنید نیاز به برخی از سیاست‌ها شحصثی برای زندگی دارید.

Here are some examples of personal policies.

-          I will not compromise my beliefs, values or personal mission.

-          I will not attempt to do two things in the same time frame or be all thing to all people.

-          At no time will other peoples’ lack planning become my crisis.

-          I will not become an activity packrat; for every new activity I take on, one of equal time value will be subtracted.

-          I will have as much respect for my own time as I have for other peoples’ time.

-          Business decisions or choices affecting my family will be discussed in advance with my family.

-          I will not be coerced into changing my priorities; they will be changed only if my heart is in it.

-          At no time will I take on projects that conflict with my personal values.

در اینجا چند نمونه از سیاست‌های شخصی می‌باشد:

ـ من برخلاف باور، ارزش‌ها و رسالت شخصی سازش نخواهم کرد.

ـ من سعی به انجام دو کار در یک زمان و یا اینکه برای همه مردم همه چیز باشم نخواهم کرد

ـ در هیچ زمانیعدم وجود دیگران برای برنامه‌ریزی به بحران برای من تبدیل نخواهد شد.

ـ من تبدیل به یک کارت فعالیت نمی‌شوم. برای هر فعالیت جدید من از ارزش زمانی برابر کم خواهد شد.

ـ من به همان اندزه برای وقت دیگران احترام می‌گذارم به وقت خود احترام می‌گذارم.

ـ تصمیم‌گیری‌های کسب و کار من با توجه موثر به خانواده‌ام و در کنار آنها بودن انجام خواهد شد

ـ تغییر اولویت‌های من اجباری نیست؛ آنها در صورتی تغییر خواهد کرد که قبلاً به آن اعتقاد داشته باشم.

ـ در هیچ زمانی در پروژه‌هایی که در تضاد با ارزش‌های شخصی من است شرکت نخواهم کرد.

A policy is a predetermined course of action that guides and determines present and future decisions. Personal policies will save us time and frustration by speeding up the decision – making process. Personal policies could also include such statements as I will always get up at 6 am, I will not work on weekends, or I will save 10 percent of my pay.

سیاست یک دوره عملیاتی از هدایت از پیش تعیین شده است و در حال و تصمیم‌گیری‌های آینده را تعیین می‌کند. سیاست شخصی باعث صرفه‌جویی در وقت ناامیدی‌های ماست و باعث بالا بردن سرعت روند تصمیم‌گیری می‌شود. سیاست‌های شخصی نیز می‌تواند شامل چنین اظهاراتی باشد که من همیشه ساعت 6 صبح بیدار خواهم شد، من نمی‌خواهم در تعطیلات آخر هفته کار کنم. یا من 10 درصد از دستمزد خود را پس‌انداز می‌کنم.

Personal policies help us develop self – discipline in areas where we tend to be weak. A policy of never eating between meals, for example, once we adhere to it for a few weeks, becomes a habit. Eventually, it will take little willpower to say no to an afternoon snack since we say it automatically.

سیاست شخصی ما را در توسعه خودنظم‌دهی و انضباط در قسمت‌هایی که ما ضعیف است کمک می‌کند. به عنوان مثال، سیاست ما هرگز اجازه خوردن میان وعده‌های بین فاصله غذا خوردن را نمی‌دهد، زمانی که ما برای چند هفته به آن پایبند باشیم، به یک عادت تبدیل می‌شود. در نهایت، آن را به اراده کمی برای نه گفتن به یک میان وعده بعد از ظهر به طور خودکار تبدیل می‌شود.

Personal policies also help us to achieve goals, since they are standing plans that lead us in a specific direction, such as towards financial independence, cardiovascular fitness, weight loss, etc. they provide stability in our lives and accountability for us.

سیاست‌های شخصی همچنین به ما برای رسیدن به اهداف کمک می‌کنند، تا زمانی که ما طبق برنامه عمل کنیم آنها به حرکت در یک جهت خاص منجر می‌شوند، مانند رسیدن به استقلال مالی، آمادگی جسمانی و قلبی عروقی، کم کردن وزن، و غیره. آنها برای ایجاد ثبات و پاسخگویی در زندگی ما هستند.

To establish personal policies you must first determine the values you want to protect and the image you want to project. Once you are clear on your priorities and how you want to use your time, put your statements in writing and post them where they’ll be a constant reminder. This might be at the front of your planner or in your PDA or other electronic organizer. Be sure to discuss your policies with family members or others who will be affected by them. You could end up modifying them. But be sure that you end up with a set of guidelines that reflect your beliefs, not those of others.

برای ایجاد سیاست‌های شخصی باید اول ارزش‌هایی که می‌خواهید از آنها محافظت کنید و تصویری که می‌خواهید به دست بیاورید را مشخص کنید. هنگامی که اولویت‌های شما مشخص شد و چگونگی استفاده از وقتتان، اظهارات خود را بنویسید و آنها را به جایی که به‌عنوان یک یادآوری ثابت برای شما باشد. این ممکن است مخالف برنامه‌ریز شما باشد و یا در PDA شما و یا دیگر سازمان‌های الکترونیکی. مطمئن باشید که در مورد سیاست‌هایتان با اعضای خانواده و یا کسانی که توسط آنها تحت تأثیر قرار خواهد گرفت بحث کنید. در نهایت شما می‌توانید آنها را اصلاح کنید. اما مطمئن شوید که شما را تا پایان با مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها که منعکس‌کننده اعتقاداتتان است  و نه اعتقاد دیگران هدایت می‌کند.

With your personal policies in place, you will be able to say no at the appropriate times, and use your discretionary time wisely. For example, if someone asks you to serve on a volunteer committee, your policy prompts you to say no unless you can free up time for it by releasing a current activity. You won’t have to waste time deliberating or taking it under consideration or giving the person false hope with a maybe. Or if you were asked to do something unethical, you would quickly refuse. Policies speed up the decision – making process and prevent you from straying from your life mission.

با سیاست‌های شخصی قادر خواهید بود در زمان مناسب نه بگویید، و از زمان اختیاری خود عالمانه استفاده کنید. به عنوان مثال، اگر کسی از شما بخواهد تا در یک کمیته داوطلبانه خدمت کنید، سیاست شما از شما می‌خواهد نه بگویید مگر اینکه شما با آزاد کردن یک فعالیت فعلی زمان کافی برای انجام آن را داشته باشید. شما نمی‌خواهد وقت خود را تلف کنید و یا آن را بررسی کنید یا به شخصی با شاید گفتن امید کاذب بدهید. یا اگر از شما خواسته شد کاری غیراخلاقی انجام دهید، شما به سرعت آن را رد خواهید کرد. سیاست باعث سرعت بخشیدن به فرایند تصمیم‌گیری خواهد شد و مانع گمراه شدن شما از ماموریت زندگی‌تان خواهد بود.

Policies are guidelines, not rules. They are flexible depending on the situation. For instance, you may decide not to refuse to work overtime if your job actually depended on it. However, if you were consistently confronted with overtime at the threat of losing your job, you would either start looking for another job or change your policy. You cannot continue to live in opposition to your personal values. To do so would increase stress, diminish your self – esteem and take much of the fun out of life.

دستورالعمل سیاست، قوانین نیستند. آنها بسته به شرایط انعطاف‌پذیر می‌باشند. به عنوان مثال، شما ممکن است تصمیم به رد اضافه کاری  گرفته باشید اما اگر شغل شما به آن بستگی داشته باشد، در این حال، اگر شما به طور مداوم با امتناع از اضافه کاری در خطر از دست دادن کار خود مواجه می‌شوید،  و یا باید دنبال کار دیگری باشید یا سیاست خود را تغییر دهید. شما نمی‌توانید در مخالفت با ارزش‌های شخصی خود زندگی کنید. این کار استرس را افزایش می‌دهد، و باعث کاهش اعتماد به نفس و عزت نفس می‌گردد و بسیاری از مسائل سرگرم کننده را از زندگی خارج می‌کند.

Your policies can be modified as time passes. Your priorities may change as your situation changes. As people grow older, for instance, they may have a greater respect for free time and less respect for money single people may have different priorities if they marry and have children. The important thing is that we maintain control of our lives by deciding our priorities and how we spend our time. Policies help us to live by design, not by default.

سیاست‌های شما می‌تواند با گذشت زمان اصلاح شود. اولویت‌های شما ممکن است تغییر کنند. همانطور که مردم با افزایش سن تغییر می‌کنند، به عنوان مثال، آنها ممکن است به وقت آزاد احترام بیشتری بگذارند و احترام کمتری برای پول افراد قائل شوند. افراد مجرد ممکن است اولویت‌های مختلف داشته باشند ولی در صورتی که ازدواج کند و صاحب بچه شوند این اولویت‌ها تغییر کند. نکته مهم این است که ما کنترل زندگی خود را با تصمیم‌گیری در اولویت‌هایمان و چگونه زمان ما صرف حفظ کنیم. سیاست‌ها کمک می‌کند تا زندگی را به‌طور پیش فرض طراحی کنیم.

I usually ask people to try writing out some personal policy statement that will help achieve goal that they have set for themselves. It’s good to review them each morning until they are committed to memory. Then adhere to them throughout the days ahead.

من معمولاً از مردم می‌خواهم که سعی کنند بیانیه سیاست شخصی خود را که برای رسیدن به هدف کمک خواهد کرد بنویسند و برای خودشان تنظیم کنند. این خوب است که آنها هر روز صبح تا زمانی که در حافظه بماند آنها را بررسی کنند و سپس به آنها در طول روزهای آینده پایبند باشند.

5. Shaping your Future with goals

5-1. Do you really need goals?

Goals – setting is instrumental to the effective use of your time. Without goals, you will not know what’s important and what you should schedule in your planner. It’s important to set goals in all areas of your life, including business or career, self – development, family, health and spiritual goals.

5. شکل دادن به آینده با اهداف

5-1. آیا واقعا به اهداف نیاز دارید؟

تنظیم اهداف ابزاری برای استفاده موثر از وقت است. بدون اهداف، نمی‌دانید که چه چیزی مهم است و چه‌چیزی را باید در برنامه‌ریزی خود زمان‌بندی کنید. این مهم است که در تمام زمینه‌های زندگی اهداف خود را تنظیم کنیم، از جمله کسب و کار و یا حرفه، توسعه شخصی، خانواده، بهداشت و اهداف معنوی.

Everyone knows they should be working on priorities. But many of us strauggle with identifying the priorities. It sometimes seems like everything’s important. By setting goals, you will are identifying the top priorities in your life.

همه می‌دانند که باید بر روی اولویت‌ها کار کنند، اما بسیاری از ما تلاش می‌کنیم اولویت‌هایمان را شناسایی کنیم. این کار گاهی اوقات مثل هر چیز مهم به نظر می‌رسد. با تنظیم اهداف، اولویت زندگی خود را شناسایی می‌کنید.

A detailed chapter on goals is included in Sean Mcpheat’s excellent book, successful time management, published by bookboon.com, I will not repeat what is contained there, but will add some further comments.

فصل جزئیات در مورد اهداف شامل نگاهی به کتاب عالی‌شان مک‌پیت، مدیریت زمان موفق، منتشر شده توسط bookboon.com  است، من آنچه در آن کتاب وجود دارد تکرار نخواهم کرد، اما برخی از نظرات را اضافه خواهم کرد.

I find in my workshops that most people do not have clear cut goals in writing. Many don’t believe they need goals, after all, they have a good job, a happy home life, and are enjoying their current lifestyle. Why bother with goals?

دریافته‌ام که در کارگاه‌های من بیشتر مردم اهداف روشنی برای نوشتن ندارند. بسیاری به اینکه نیاز به اهداف دارند باور ندارند، بعد از همه اینها، آنها یک کار خوب، یک زندگی شاد دارند، و با از شیوه زندگی فعلی خود لذت می‌برند. چرا با اهداف خود را به زحمت بیندازند؟

I have developed a brief exercise that you can use to determine whether goals would help you in enjoying life to the fullest. If you don’t need goals, fine but in my experience, most people who claim they don’t need goals end up playing the “If only” game later in life – “If only I hade done this and if only I had done that”.

من یک تمرین کوتاه را توسعه داده‌ام که شما می‌توانید از آن برای تعیین اهدافی که باعث لذت بردن تمام و کمال از زندگی کمک کند، استفاده کنید. اگر شما به اهداف نیاز ندارید، خوب اما در تجربه من، همه‌ی افرادی که بدون اهداف پیش می‌روند در پایان بازی «اگر فقط» را در مراحل بعدی زندگی انجام می‌دهند. «اگر من فقط این کار را انجام می‌دادم و اگر فقط آن را انجام داده بودم.»

If you are not convinced that having specific personal goals in writing would make any difference, you could use the following exercise, which I refer to as the extrapolation Technique.

اگر شما متقاعد نشدید که داشتن اهداف شخصی خاص یا نوشتن آن نوشتن هیچ‌گونه تفاوتی ندارد، شما می‌توانید از تمرین زیر، که من به عنوان تکنیک برون‌یابی ارائه داده‌ام، استفاده کنید.

5-1-1. the extrapolation technique

Draw two vertical lines on a sheet of paper to form three columns as illustrated in the form example that follows. In the left hand column, enter all the areas in your life that are important to you, such as your job or profession, education, income, major accomplishments, health family, travel, etc., and jot down your present status in each of these areas. In the second column, indicate where you’ll be in each of these areas in ten years, assuming you keep doing what you are doing now. In other words, extrapolate your life. You may be thinking about attending night courses, buying a house, changing jobs, going on a diet, or any number of things. But if you are not actually doing anything about it at this time, chances are that’s what you’ll be doing about it in ten years – nothing. There’s a big difference between intention and commitment.

5-1-1. روش برون‌یابی

دو خط عمودی بر روی یک ورق کاغذ رسم کنید، به صورت سه ستون، به عنوان مثال شکلی که در زیر نشان داده شده است. در ستون دست چپ، تمام نقاطی که در زندگی برای شما مهم هستند را وارد کنید، از جمله شغل و یا تخصص، تحصیلات، درآمد، موفقیت‌های بزرگ، سلامتی خانواده، سفر، و غیره، و وضع موجود خود را در هر یک از این نقاط مشخص کنید. در ستون دوم، نشان دهید که در هر یک از این مناطق در ده سال چگونه بوده‌اید، فرض کنید آنچه در حال حاضر انجام هستید را ادامه دهید. به عبارت دیگر، برون‌یابی زندگی‌تان. ممکن است در مورد حضور در دوره‌های شبانه، خرید خانه، تغییر شغل، گرفتن رژیم غذایی، یا هر چیزه دیگری فکر کنید. اما اگر در این زمان هیچ کاری در مورد آن نکنید، شانس این که در ده سال کاری انجام دهید هیچ است. یک تفاوت بزرگ بین اراده و عهد وجود دارد.

When you work on this exercise, be honest with yourself. If you have not registered for that education program yet or have not started saving for that new house or have not blocked off time for your family this week, what makes you think that you will do so in the immediate future? It’s so easy to procrastinate.

هنگامی که شما این تمرین را انجام می‌دهید، با خودتان صادق باشید. اگر شما برای آن برنامه تحصیلی ثبت‌نام نکرده‌اید و یا برای خانه جدید صرفه‌جویی را شروع نکرده‌اید و یا برای خانواده خود در این هفته زمانی را نگه نداشته‌اید، چه چیز باعث می‌شود شما فکر کنید که در آینده نزدیک آنها را انجام خواهید داد؟ این خیلی آسان باعث تعویض امور می‌شود.

Of course, you may not want to make any changes to your current lifestyle. Perhaps where you will be in ten years is exactly where you want to be – doing the same things you’re doing now. If that’s the case, you don’t need goals. But at least you can verify it whith this exercise.

البته، ممکن است بخواهید به هر گونه شیوه زندگی فعلی خود را تغییر دهید. شاید جایی که در ده سال آینده خواهید بود دقیقا همان جایی باشد که شما می‌خواهید ـ و کارهایی را انجام دهید که که الان انجام می‌دهید. اگر چنین است، شما به اهداف نیاز ندارید. اما حداقل شما می‌توانید آن را با این تمرین کنترل کنید.

This extrapolation exercise forces you to look at your future as well as your current situation. Continuing to do what you are doing will get more of what you are already getting, but little else.

این تمرین برون‌یابی به شما نیرو می‌دهد تا آینده خود را به عنوان وضعیت کنونی خود نگاه کنید. در ادامه آنچه انجام می‌دهید بیشتر خواهد شد و آنچه در حال حاضر دریافت کرده‌اید، اما با کمی تغییر.

If you are not happy with where you will be in ten years, now is the time to do something about it. Fill in the third column with the things you would like to do, achieve, acquire and experience. These will become the basis for the goals that you will set for yourself.

اگر شما از چیزی که در ده سال آینده خواهد بود راضی نیستید، حالا زمان برای انجام کاری در مورد آن است. ستون سوم را با چیزهایی که می‌خواهد در آینده انجام دهید، به دست بیاورید، تجریه کنید، پر کنید. این به اساس اهداف شما که برای خودتان تنظیم خواهید کرد تبدیل خواهد شد.

Then you only need to express them clearly and succinctly according to guidelines that we will provide you, record them in your planner, and schedule time to work on them.

سپس شما فقط نیاز دارید به وضوح آنها را بیان کنید و به اختصار با توجه به دستورالعمل‌هایی که ما ارائه دادیم، آنها را برنامه‌ریزی خود ثبت کنید، و زمان کار بر روی آنها را برنامه‌ریزی کنید.

6. Converting plans into achievements

6-1. a planner is your most important time management tool

Scheduling is the first step in converting plans to achievements. Time should be scheduled to work on your goals. An ideal planner shows a week at a glance with sufficient space to jot down the name of the project or the task you will be working on. It should include all seven days as well as evenings. The priority items from your to do list are spread throughout the week so you can actually see at a glance how much of your time is being consumed. It would be foolish to take on more commitments this week if all you time is already spoken for – unless you are willing to displace one of those priority tasks that you have already scheduled.

6. تبدیل برنامه به دست آورد

6-1. یک برنامه‌ریز مهم‌ترین ابزارهای مدیریت زمان شما است

زمانبندی اولین قدم در تبدیل برنامه برای دستیابی است. زمان باید برای کار بر روی اهداف زمانبندی شود. برنامه‌ریز ایده‌آل در هفته با یک نگاه به فضای کافی برای نوشتن نام پروژه و یا وظیفه به شما برای کار بر روی آن کمک خواهد کرد. که باید شامل تمام هفت روز و شب باشد. آیتم‌های اولویت از لیست «کارهایی که باید انجام شود» در طول هفته پخش شده است، بنابراین شما در واقع می‌توانید در یک نگاه ببینید که چه مقدار از زمان خود را مصرف می‌کنید. این احمقانه است که در حال حاضر برای تعهدات بیشتری در این هفته صحبت کنید ـ مگر آنکه شما مایل به جابه‌جایی یکی از آن فعالیت‌های اولویت هستید که از قبل برنامه‌ریزی شده است.

The point is that a to do list and a pocket calendar just won’t do. You have a lot of choices in planners but it needs to have more than little squares for the days. You need to be able to spread your activities throughout the days and weeks and there should be space enough to schedule the more important items directly into time slots.

نکته این است که لیست «کارهایی که باید انجام شود» و یک تقویم جیبی نمی‌تواند کارها را انجام دهد. شما باید بسیاری از گزینه‌ها را در برنامه‌ریزی در نظر بگیرید اما نیاز به زمان بیشتری دارید. شما باید قادر  باشید فعالیت‌های خود را گسترش دهید و در طول روز و هفته و باید برای موارد مهم‌تر به طور مستقیم به اندازه کافی فضا و زمان وجود داشته باشد.

We all have more things to do than we can possibly get done. But we can insure the important ones get done by blocking off time in our planner to get them done. A to do list is only an intention. A scheduled block of time is a commitment. A planner should be used for scheduling appointments with yourself, not just appointments and meetings with others.

همه ما کارهای بیشتری برای انجام دادن داریم، که احتمالا می‌توانیم انجام دهیم. اما ما می‌توانیم مطمئن شویم که زمان برای کار مهم برنامه‌ریزی می‌کنیم انجام شود. یک «لیست کارهایی که باید انجام شود» فقط به قصد است بلوک برنامه‌ریزی شده از زمان متعهد است. یک برنامه‌ریز باید برای قرار ملاقات‌ها و زمانبندی برای خود استفاده شود، نه تنها برای قرار ملاقات و جلسات با دیگران.

“To do” lists encourage procrastination if not used correctly and in moderation.

لیست «کارهایی که باید انجام شود» باعث تشویق می‌شود اگر به درستی و در حد اعتدال استفاده شود.

The trouble with many people is that they lack focus. A small business owner, for instance, may haphazardly do everything she can to increase profits rather than focus on the 20 percent of the possible actions that would lead to 80 percent of the results. A planner allows you to focus on what’s important by scheduling goal – related activities directly into its pages. So if you feel it’s imperative to write a book in order to gain credibility as a consultant, you would estimate how much time it would take to write a book. Initially it’s a wild guess, after working on the project for a few weeks you can adjust the time allowance. If you estimate 100 hours of uninterrupted work to complete a project and you have 50 weeks to complete it, you would have to schedule 2 hours of uninterrupted time each week to complete the project. But there’s no such thing as uninterrupted work, so you schedule 3 hours per week to allow for those unexpected interruptions or self – interruptions that are bound to occur. It varies depending on the nature of your job, but as a rule of thumb, I schedule about 50% more time than I think the job will take.

مشکل بسیاری از مردم این است که آنها تمرکز ندارند. برای مثال، مالک کسب و کار کوچک، تصادفی ممکن است با انجام هر کاری برای افزایش سود به جای تمرکز بر 20 درصد از اقدامات ممکن است که به 80 درصد از نتایج منجر شود. یک برنامه‌ریز اجازه می‌دهد تا شما بر روی آنچه که برای زمانبندی مهم است تمرکز کنید ـ فعالیت‌های مربوط به طور مستقیم در صفحات آن. بنابراین اگر شما احساس می‌کنید نوشتن یک کتاب برای به دست آوردن اعتبار به عنوان مشاور ضروری است، برآورد می‌کنید که نوشتن یک کتاب چقدر زمان می‌برد. در ابتدا آن را حدس می‌زنید، پس از کار بر روی پروژه برای چند هفته شما می‌توانید کمک زمان مجاز را تنظیم کنید. اگر برآورد 100 ساعت کار و تلاش بی‌وقفه برای تکمیل یک پروژه  است و شما باید در 50 هفته آن را کامل کنید، شما می‌توانید 2 ساعت بدون وقفه در هر هفته برای تکمیل پروژه خود اختصاص دهید. اما چنین چیزی «کار بی‌وقفه» وجود ندارد، بنابراین شما زمانبندی 3 ساعت در هفته را برای پیش‌بینی مزاحمت غیرمنتظره اختصاص می‌دهید ـ وقفه که ممکن است رخ دهد. این بسته به نوع کار متفاوت است، اما به عنوان یک قاعده کلی، من فکر می‌کنم کار در بیشتر از 50 درصد از زمان پیش‌بینی شده انجام خواهد شد.

If you find it difficult to block off a 3 – hour chunk of time in one day you might consider scheduling one and one half hours twice per week.

اگر برای شما دشوار است که 3 ساعت از زمان یک روزتان را نگه دارید، ممکن است بتوانید یک یا یک و نیم ساعت دوراب ردر هفته زمانبندی کنید.

There’s a difference between what should be done and what must be done. Keep the “should s” on a “To do list” but move the “must s” to specific time slots in your planner.

یک تفاوت بین آنچه باید انجام شود و آنچه ضروری است انجام شود وجود دارد. «بایدها» را در «لیست کارهایی که باید انجام شود» نگه دارید، اما برای «بایدها» در زمان خاص حرکت کنید.

“To do” lists are one – dimensional – they tell you what has to be done; but they don’t tell you how long those things will take or when you are going to do them. People usually put themselves on a “To Do list” and others in their schedule. So we end up meeting with all those people; but never get to our own priorities.

«لیست کارهایی که باید انجام شود» ابعادی از آنچه که باید انجام شود را می‌گوید. اما آنها به شما نمی‌گویند که چه مدت و یا چه زمانی آنها را انجام دهید. مردم معمولاً  آنها را در لیست کارهایی که باید انجام شود قرار می‌دهند و زمانبندی می‌کنند. بنابراین ما با تمام آن مردم ملاقاتمان را تمام می‌کنیم؛ اما هرگز با اولویت‌های خود تمام نمی‌کنیم.

The 80 – 20 rule applies to “to do lists” as well. 80% of the items collectively contribute only 20% of the results, if you’re in doubt about whether something should be scheduled or put on a “to do list”, ask yourself, “what would be the consequences of not getting this done?” If the answer is “very little”, add it to your “to do lise”.

20 ـ 80 قاعده در لیست کارهایی که باید انجام شود نیز هست که اعمال می‌شود. 80 درصد از موارد در مجموع نقش داشته و تنها 20 درصد از نتایج هستند،  اگر شما در شک هستید  در مورد اینکه آیا چیزی باید برنامه‌ریزی شود  و یا در  فهرست کارهایی که باید انجام شود  قرار داده شود، از خود بپرسید، «عواقب انجام ندادن این کار چه خواهد بود؟»   اگر پاسخ  «بسیار کم» است، آن را «به لیست کارهایی که باید انجام شود» اضافه کنید.

The pareto principle or 80 / 20 rule tells us that the significant items in a given group normally constitute a relatively small portion of the total items in the group.

اصل پارتو یا قانون 80/20 به ما می‌گوید  که موارد قابل توجه در گروه داده شده به طور معمول یک بخش نسبتاً کوچکی از کل موارد در گروه را تشکیل می‌دهند.

I have always belived that it’s best to record your “to do list”, in your planner, not on separate sheets of paper. People are forever misplacing lists. And they often spend time copying the remaining items to another list. Your planner, on the other hand, is more difficult to misplace; it is with you everywhere you go, and the crossed off items are still visible so you can see what you have done in weeks gone by. Time a new task surfaces, you decide whether it should be done this week, next week or even later, and add it to that page. This makes your workload manageable.

من همیشه اعتقاد دارم که بهتر است برای ثبت لیست «کارهایی که باید انجام شود» خود در برنامه‌ریز خود نوشته شود، نه در ورق جداگانه نوشته نوشته شود. مردم برای همیشه  لیست را در جای غلط می‌گذارند. و آنها اغلب وقت خود را برای کپی کردن آیتم‌های باقی مانده به لیست دیگر صرف می‌کنند. از سوی دیگر در جای اشتباه گذاشتن برنامه‌ریز شما، سخت‌تر است و آن با شماست هر جا که بروید. و گذشتن از مواردی که هنوز هم قابل مشاهده می‌باشد، بنابراین شما آنچه که شما در هفته‌های گذشته انجام داده‌ای را می‌توانید ببینید هنگام سطوح کار جدید، شما تصمیم می‌گیرید که آیا باید این هفته آن انجام شود، هفته آینده و یا حتی بعد از آن، و آن را به صفحه اضافه کنید. این باعث می‌شود حجم کار خود را کنترل کنید.

Whether you use a week at a glance or a day at a glance planner is a matter of personal preference. I prefer to see how my week is shaping up. I like to be able to instantly spot my plans for the entire week and see what time I have left for additional projects. A page of my planner is shown blow. It has been reduced in size slightly, but you can get an idea of what it looks like.

اگر شما میخواهید با یک نگاه در هفته و یا  یک روز برنامه‌ریزی کنید موضوع ترجیح شخصی است. من ترجیح می‌دهم برای بدانم چگونه هفته من شکل می‌گیرد و می‌خواهم که قادر باشم بلافاصله برنامه‌هایمرا در یک  نقطه برای کل هفته متوقف کنم و ببینم چه زمانی برای پروژه‌های اضافی باقی مانده است. صفحه‌ای از برنامه‌ریز من نشان داده شده است. در اندازه  کمی کاهش می‌یابد، اما شما می‌توانید یک ایده از آنچه مانند آن اتفاق می‌افتد دریافت کنید.

In the age of speed it is even more important to schedule your personal and family activities into the same planner in order to keep your life in balance. When you schedule time for tasks, always schedule more time that you think you need – because you will have interruption and must allow for them. Also don’t schedule too tightly. I schedule about 25 to 30% of my planner in advance so there will be room to work on those other urgent priorities that always seem to crop up. For work activities, I don’t schedule more than two weeks into the future. Otherwise I would be making too many changes.

در عصر سرعت این خیلی مهم است که برنامه شخصی شما و فعالیت‌های خانواده با برنامه‌ریز‌های مشابه تعادل زندگی شما حفظ شود. هنگامی که شما  وظایف را زمانبندی  می‌کنید،  همیشه زمانبندی بیشتری از آنچه که شما فکر می‌کنید نیاز  است ـ چرا که وقفه‌‌هایی ممکن است پیش بیاید. و باید برای آنها را زمانی اختصاص دهید. همچنین بیش از حد محکم برنامه‌ریزی نکنید. من  حدود 25 تا 30 درصد از برنامه‌ریزی را در پیشبرد کارها زمانبندی می‌کنم. بنابراین اتاق  کاری برای کار بر روی اولویت‌های فوری دیگر  وجود خواهد داشت که همیشه  در آن اصلاح انجام می‌شود. برای فعالیت‌های کاری من بیش از دو هفته آینده را زمانبندی  نمی‌کنم. در غیر این صورت تغییرات بیش از حد بسیاری باید انجام شود.

6-2. Choosing a planner

Planning involves visualizing the future you want and then taking the necessary action in the present in order to make that vision a reality. Your goal are simply snapshots of the future you visualize. These snapshots are then expressed in writing and entered into your planner as a constant reminder of where you are headed. Here are five things an effective planning calendar should include.

6-2.  انتخاب یک برنامه‌ریز

برنامه‌ریزی شامل تجسم آینده و سپس در نظر گرفتن اقدامات لازم در حال حاضر به منظور ایجاد دیدن واقعیت است. هدف شما به سادگی عکس‌های فوری  از تجسم آینده شماست. این عکس‌ها پس از آن به صورت نوشته وارد برنامه‌ریز  شده و یادآوری ثابت برای شما را به عهده دارد. در اینجا پنج چیز که در برنامه‌ریزی تاریخ‌ها موثر است آورده شده:

1. a place to record your goals since they are an integral part of the planning process.

2. a place to record your mission statement as well since it reminds you of why you your purpose in life and forms the launching pad for your goals.

3. Each day broken into 15 minute increments, including Saturdays and Sundays as well as evenings to facilitate the scheduling of personal as well as business projects and activities.

4. daily follow – up sections to record deadlines for assignments due, birthdays and other special events, and notes reminding you when to check the follow – up file.

5. Weekly and daily “to do” list sections to record non – priority items that should be done.

1.  یک محل برای ثبت و نگهداری اهداف‌تان از آنجایی که آنها بخشی جدایی‌ناپذیر از فرایند برنامه‌ریزی هستند.

2. یک محل به ثبت بیانیه ماموریت خود و که یادآوری کند که چرا شما این هدف را در زندگی  انتخاب کرده اید و سکوی پرتاب به اهداف خود را شکل دهید.

3. دست کشیدن از کار را  به 15 دقیقه افزایش دقیقه، از جمله روزهای شنبه و یکشنبه و همچنین شب به‌منظور تسهیل در برنامه‌ریزی شخصی  و همچنین پروژه‌های کسب و کار و فعالیت.

4. پیگیری روزانه  برای توجه به ثبت مهلت برای وظایف، تولد و دیگر رویدادهای خاص، و یادداشت‌های  که یادآوری  می‌کنند که چه زمانی باید پیگیری کنید.

5. لیست کارهایی که روزانه و یا هفتگی باید انجام شود برای ثبت مواردی که اولویت  ندارند باید انجام شود.

6-3. Time for a “work break”

Accept the fact that the business environment has lost much of its structure, and in many cases the people within that environment have lost their self – discipline. With the Internet, email, and devices such as the ipad, iphone and technology in general vying for our attention our time is under attack 24/7.

Interruption distraction and incessant communication are now the norm. we need strategies that allow us to cope in this digital age of speed, multitasking and constant interruptions.

6-3. زمانی برای «دست کشیدن از کار»

این واقعیت را که محیط کسب و کار بسیاری از ساختار خود را از دست داده است، قبول کنید، در بسیاری از موارد مردم در آن محیط نظم و انضباط شخصی خود را از دست داده‌اند. با اینترنت، ایمیل، و دستگاه‌هایی مانند اپل، آی‌فون و فن‌آوری . به طور کلی رقابت برای توجه ما به زمان مورد حمله قرار گرفته است 24/7.

حواس‌پرتی، قطع ارتباط پی‌در‌پی در حال حاضر هنجار شده است. ما استراتژی نیاز  داریم که اجازه دهد ما با این عصر سرعت دیجیتال، چند شغلی بودن و مزاحمت‌های ثابت کنار بیاییم.

In the past we were able to successfully schedule coffee breaks to relax and unwind. I propose that we now schedule “work breaks” to get the important things done. Make these breaks relatively free from interruptions by engaging voice mail, turning off your smart phone, ignoring email and either closing your door or moving to a more isolated area such as a boardroom, vacant office or coffee shop.

در گذشته قادر بودیم با موفقیت برای نوشیدن قهوه، استراحت زمانبندی  کنیم. من پیشنهاد می‌کنم که در حال حاضر  برای به دست آوردن چیزهایی که مهم‌تر است معافیت‌های کاری را زمانبندی کنیم. این وقفه‌ها را با درگیر شدن با پست صوتی، خاموش کردن تلفن‌های هوشمند، نادیده گرفتن ایمیل و یا بسته شدن درب و یا حرکت به یک منطقه ساکت مانند یک اتاق تخته، دفتر خالی و یا کافی‌شاپ بسته، بشکنید

When scheduling “work breaks”, do so in 90 – minute chunks of time. Ninety minutes is a reasonable length of time to be unavailable to other people.It also minimizes self – interruptions & fatigue, allows you to capitalize on your “prime tim” each day, avoids the inefficiency of marathon work sessions. And makes it easier to build a consistent habit of working productively each day.

هنگامی که  معافیت‌های کاری را برنامه‌ریزی می‌کنید این کار را در 90 دقیقه انجام دهید. نود دقیقه زمان معقولی برای دیگران است که شما در دسترس نباشید. که خود آن وقفه‌های خستگی را به حداقل می‌رساند.و اجازه می‌دهد تا روی تیم تازه نفس سرمایه‌گذاری کنید. و باعث جلوگیری از ناکارآمدی جلسات طولانی می‌شود و باعث می‌شود  هر روز یک عادت سازگار جدید از کار سازنده را به آسانی بسازید.

Those who think they are good at multitasking are usually the worst at it. Although researchers have identified a few “supertaskers”, who can focus fully on two or more things at the same time, chances are we’re not one of them. Stick to one task for 90 minutes – less if you find you can’t focus that long. If you are able to get two of these work sessions into each day, you will be head and shoulders above most people when it comes to personal productivity.

کسانی که فکر می‌کنند چند وظیفه‌ای  بودن خوب است معمولاً بدترین در آن هستند. اگر چه محققان چندشغلی‌ فوق‌العاده را شناسایی کرده‌اند، که می‌توانند به طور کامل در دو یا چند چیز در همان زمان تمرکز کنند، اما از شانس ما یکی از آنها نیستیم. انجام کار به مدت کمتر از 90 دقیقه نشان می‌دهد که شما نمی‌توانید روی آن تمرکز کنید. اگر شما قادر می‌توانید دو جلسه کار در روز انجام دهید، در بالاتر از بسیاری افراد خواهید بود و به بهره‌وری شخصی تبدیل می‌شود.

6-3-1. the 90 – minute rule of scheduling

Scheduled “work breaks” won’t be entirely free of interruptions. You might even interrupt yourself as your mind wanders. Occasionally there will be real emergencies that you can’t ignore. So when I schedule. 90 minutes, I do so with the belief that I will get at least one hour of productive work accomplished. Also, I find it’s better to schedule time rather than tasks, it’s so difficult to estimate how long it will take to complete a task or project, I find it is less frustrating and less stressful if you schedule one or two 90 minute periods each week to work on the project with the intention of completing it within the estimated timeframe to neutralize the parkinson’s law effect, but without the pressure of a “do or die” deadline. This is one of the subtle changes to alleviate the stress that’s inherent in today’s workplace – but it’s really just a shift in mindset. There are other reasons that I feel 90 minute in a good choice.

6-3-1. قانون 90 دقیقه زمانبندی

زمانبندی «معافیت‌های کاری»به طور کامل آزاد از مزاحمت نخواهد بود. حتی ممکن است با ذهن سرگردان خودتان آن را قطع کنید. گاهی اوقات مسائل اضطراری واقعی  وجود خواهد داشت که شما نمی‌توانید آن را نادیده بگیرید. بنابراین، هنگامی که زمانبندی  90 دقیقه را انجام می‌دهم، این کار را با اعتقاد به این که من حداقل یک ساعت کار تولیدی خواهم داشت، انجام می‌دهم. همچنین، من  دریافتم که بهتر از برنامه‌ریزی زمانی داشته باشیم تا برنامه‌ریزی وظایف، خیلی مشکل  است که برآورد  کنیم چه مدت برای تکمیل یک کار یا پروژه نیاز است، من آن را  کم دردسرتر می‌دانم و کمتر خسته‌کننده است اگر شما زمانبندی یک یا دو دوره 90 دقیقه‌ای در هر هفته  برای کار بر روی پروژه داشته باشید داشته باشید با هدف تکمیل آن در بازه زمانی تخمین زده شده، برای خنثی کردن اثر قانون پارکینسون،  اما بدون فشار  آخرین مهلت که «انجام دهید و یا بمیرید» این یکی از تغییرات ظریف برای کاهش استرس  است که در  ذات محیط کار امروز  وجود دارد ـ - اما در حقیقت فقط یک تغییر در طرز فکر کردن است. دلایل دیگری  هم هست که من احساس می‌کنم 90 دقیقه انتخاب خوبی است.

One of the biggest problems for most people is sustained attention. Which is one of the “executive skills”. Working for shorter periods of time is generally more efficient since the Longer you work on a project, the more difficult it is to maintain focus, and the more susceptible you are to interruptions – either by yourself or others.

یکی از بزرگترین مشکلات برای اکثر مردم توجه مستمر است. که یکی از «مهارت‌های اجرایی» است. کار برای مدت  زمان کوتاه‌تر به طور کلی کارآمدتر  است از کار طولانی بر روی یک پروژه،  سخت‌تر از آن، این است که برای حفظ تمرکز، بیشتر مستعد ابتلا به وقفه هستید ـ به وسیله خود شما یا دیگران.

Consultant Marcia yudkin claims that concentration rises and falls 90 minute cycles, and I find that 90 minutes is about the maximum time that most people can concentrate without actually looking for interruptions. Many people can concentrate effectively for only 20 minutes or less.

مشاور مارسیا یودکین ادعا می‌کند که تمرکز در چرخه‌های 90 دقیقه‌ای بالا و پایین می‌رود و من دریافتم که 90 دقیقه در مورد بیشترین زمانی است که اکثر مردم می‌توانند تمرکز  کنند، در واقع بدون تعلیق  کار را دنبال کنند. بسیاری از مردم می تواند به طور موثر فقط برای 20 دقیقه یا کمتر می‌توانند تمرکز کنند.

90 minutes is an acceptable wait time for most people before they recive an answer to their email text message or phone call. Of course a few people expect instant replies, but those people are simply being unrealistic. 90 minutes isn’t an unrealistic period of time to be unavailable to staff members either.

90 دقیقه زمان قابل قبولی برای اکثر مردم است قبل از آنها پاسخ ایمیل یا پیام متنی و یا تماس تلفنی خود را بدهند. البته تعداد کمی از مردم انتظار پاسخ فوری را دارند، اما آن عده بسادگی انتظار غیرواقع‌بینانه دارند. 90 دقیقه یک دوره غیر واقعی از زمان نیست که بتوان به کارکنان دسترسی پیدا کرد.

90 minutes segments allow at least four major projects to be worked on each day – two in the morning and two in the afternoon – keeping the goal – related priorities on target. 90 minutes also allows prime time for at least two projects. This is usually in the mornings when most people experience their peak energy level and are most mentally alert. They also fit the typical day’s schedule – two projects in the morning, and two in the afternoon, falling in live with the “time policy” concept described in my book, Making time work for you.

بخش 90 دقیقه اجازه می‌دهد حداقل در هر روز روی چهار پروژه بزرگ کار کرد. ـ دو پروژه در صبح و دو بعد از ظهر ـ باعث نگه داشتن ارتباط بین اولویت‌های مربوط با هدف می‌شود. 90 دقیقه نیز اجازه می‌دهد تا زمان نخست به مدت حداقل دو پروژه انجام گیرد. این است که معمولاً صبح‌ها، زمانی که بسیاری از افراد در اوج سطح انرژی خود هستند و  ذهنی بیشتر هوشیار دارند. همچنین در زمانبندی روزانه معمول است - دو پروژه در صبح، و دو  پروژه در بعد از ظهر انجام شود، سقوط در زندگی با «سیاست‌های زمان» مفهومی است که در کتاب من شرح داده شده است،  که کار زمان را برای شما می‌سازد.

90 minutes is about the minimum length of “working time” before “make-ready” time becomes a factor and starts having a negative impact on your efficiency. If you select too brief a period of time, you spend as much time getting your materials and your mind ready as you spend working on the project.

90 دقیقه در مورد حداقل طول «زمان کار» قبل از آماده شدن است که عاملی می‌شود  که تاثیر منفی بر بهره‌وری  شما دارد. اگر شما یک دوره از زمان بیش از حد کوتاه را انتخاب کنید،  زمان زیادی را به جای کار بر روی پروژه برای به دست آوردن مواد و آمادگی ذهن صرف می‌کنید.

I recommend you actually schedule 90 – minute “appointments with yourself” in ink if you use a paper planner since you have every intention of keeping those appointments. When we react to something, a different part of the brain is being activated than if we plan to do something. Writing down what we intend to do switches use to a more rational mode of thinking. When an interruption does occur, either something you tink of or a remark someone else makes, jot it down so you can deal with it later. But continue with you planned activity.

اگر شما از یک برنامه‌ریز کاغذی استفاده می‌کنید و قصد دارید سر قرار ملاقات باشید توصیه من در واقع زمانبندی 90 دقیقه‌ای «قرارملاقات با خودتان» است. وقتی که ما به چیزی واکنش نشان می‌دهیم،  یا قصد انجام کاری را داریم بخش‌های مختلف مغز فعال می‌شود. هنگامی که قصد انجام کاری را داریم نوشتن چیزی است که به منطقی‌ترین حالت از فکر کردن استفاده می‌کنیم. هنگامی که یک وقفه رخ می‌دهد، یا به چیزی فکر می‌کنید یا کسی سخن دیگری می‌گوید، تأثیر می‌گذارد، بنابراین شما می‌توانید در آینده به آن رسیدگی کنید. اما ادامه فعالیت شما برنامه‌ریزی شده است.

If you want to keep to do lists fine, but they should not replace “work breaks” people who work from to do lists, without scheduling time in their planners to work on priorities, are seldom as effective as they could be in their jobs.

اگر شما می‌خواهید لیست کارهایی که باید انجام شود را به خوبی حفظ کنید، اما آنها نباید «معافیت‌های کاری» مردم را از کار بر روی کارهایی که باید انجام شود جایگزین کنند بدون  اینکه در برنامه‌ریزی خود اولویت‌ها را زمانبندی  کنند، به ندرت آنها در شغل خود می‌توانند موثر باشد.

Most people still work from to do list and only use their planner for scheduling meetings, appointments and major events. In my opinion this is the main reason for their lack of personal productivity, and excessive busyness and stress.

اکثر مردم هنوز هم از  لیست کارهایی که باید انجام شود کار می‌کنند و تنها از برنامه‌ریز برای زمانبندی جلسات، قرارملاقات‌ها و رویدادهای مهم خود استفاده می‌کنند. به عقیده من این دلیل اصلی عدم بهره‌وری شخصی، کار بیش از حد و استرس است.

Handheld electronic devices, if they are used as substitutes for paper planner, encourage the “to do” list approach even more.

دستگاه‌های دستی الکترونیکی به عنوان جایگزین برای برنامه‌ریزی کاغذی استفاده شوند، باعث تشویق برای انجام لیست کارهایی که باید انجام شود و حتی بیشتر است.

6-4. ten ways “to do” list can work against you.

To do lists are intentions, not commitments. Writing things down on the list only ensures that you won’t forget them; but it doesn’t mean you will do them. Making an appointment with yourself is more of a commitment. You have reserved the time in which to do them. People could have a list of things to do today and they could be in a meeting or seminar all day.

6-4. ده راه از لیست «کارهایی که باید انجام شود» که می تواند بر علیه شما کار کنند

برای انجام این کار لیست اهداف هستند،  تعهدات نیستند. نوشتن چیز‌ها در لیست فقط تضمین می‌کند که شما آنها را فراموش نکنید. اما به این معنا نیست که شما آنها را انجام خواهید داد. درست کردن یک قرار ملاقات با خودتان بیشتر از یک تعهد است. زمانی که می‌خواهید آن را انجام دهید محفوظ است. مردم می‌توانند یک لیست از کارهایی که باید امروز انجام دهند تهیه کنند و در تمام طول روز را در جلسه یا سمینار باشند.

To do lists are only one dimensional. They remind you of all the things you want to do, but don’t tell you how long they’re going to take or when you are going to actually do them. Scheduled activities, on the other hand, are three – dimensional and provide a more realistic indication of when they will be completed.

کارهایی که باید انجام شود تنها یک بعد است. آنها تمام چیزهایی که می‌خواهید انجام دهید را به یادتان می‌آورد، اما به شما نمی‌گوید که در چه مدت آنها انجام می‌گیرند و یا چه زمانی می‌خواهید واقعا آنها را انجام دهید. از سوی دیگر زمانبندی، سه بعد دارد و یک نشان واقع‌بینانه‌تر  از زمانی که آنها تکمیل خواهد شد، ارائه می‌دهد.

To do lists are open – ended. They don’t give you any sense of closure or accomplishment since the list is never completed. Items are always being added. The tendency is to cross off as many items as possible – encouraging you to go for quantity of items as opposed to the important items.

انتهای لیست کارهایی که باید انجام شود باز است. و به شما هیچ‌گونه احساس تمام شدن یا انجام نمی‌دهد. لیست هرگز به پایان نمی‌رسد. موارد همواره در حال اضافه شدن به آن است. آیتم‌ها بسیاری ممکن است به عنوان موارد مهم متضاد عبور کنند.

To do lists are present oriented as opposed to future oriented. They keep you focused on the immediate things that have to be done as supposed to scheduled tasks, which force you to look at future days and weeks. By scheduling in the future you can see how the various tasks will affect the time you have available for other projects, activities and events.

لیست کارهایی که باید انجام شود  گرایش به حال دارد، و تمایل به مخالفت با آینده. آنها  را در همه چیز به عنوان قرار به وظایف برنامه‌ریزی شده، که شما را در روز آینده و هفته آینده مجبور می‌کند، بلافاصله متمرکز نگه دارید. با زمانبندی در آینده شما می‌توانید چگونگی انجام وظایف مختلف را ببینید و زمانی که شما در دسترس  هستید برای پروژه‌های دیگر تحت‌تاثیر فعالیت‌ها و حوادث قرار می‌دهد.

To do lists difficult to prioritize. It is impossible to list things in order of priority since you are always adding more things. People have tried rating them as A, B or C or highlighting the most important ones. Doing so still doesn’t guarantee they will be done in that order. By scheduling, one the other hand, you are automatically prioritizing when you schedule something this week as opposed to next week, for instance, you are giving it priority treatment. And only important items should be scheduled anyway. So scheduling involves selection process.

اولویت‌بندی لیست کارهایی که باید انجام شود دشوار است. غیر ممکن است  که لیست را به ترتیب اولویت‌بندی کنیم در حالی که همیشه چیزهای بیشتری به آن اضافه می‌کنیم. مردم تلاش کرده‌اند آنها را با عنوان‌های A، B یا C مرتب کنند و یا مهمترین آنها را های‌لایت کنند. انجام این کار هنوز هم تضمین نمی‌کند که آنها به ترتیب انجام شوند. از سوی دیگر با زمان‌بندی، به صورت خودکار شما اولویت‌بندی می‌کنید، به طور مثال زمانبندی کاری را در این هفته  انجام می‌دهید که هفته آینده مخالف آن است، که باید اولویت را درست کنید. و تنها موارد مهم باید زمانبندی شوند. بنابراین زمانبندی شامل فرآیند انتخاب است.

To do list can be both stressful and overwhelming. To do lists are never ending. It is depressing and de – motivational to have tasks that are never finished. The brain seeks closure, but that is impossible with a to do list.

لیست کارهایی که باید انجام شود می‌تواند استرس‌زا و خسته‌کننده باشد. این لیست هرگز پایان نمی‌یابد. این پایان‌ناپذیری باعث افسردگی و بی‌انگیزه  شدن برای کارها می‌شود. مغز در پی بسته شدن آن است، اما این غیر ممکن است.

To do lists encourage overtime. Because of the brain’s search for closure, the tendency is to complete everything on our to do list, which of course is impossible. Daily to do lists are even worse than weekly to do lists. One study, conducted many years ago among pastors revealed that those who used daily to do lists work longer house than those who used weekly to do lists. That’s the reason we originally designed our planner with only a weekly to do list.

لیست کارهایی که باید انجام شود  ما را تشویق به کار بیشتر می‌کند. از آنجا که مغز جستجوی بستن،  و
تمایل به تکمیل لیست دارد، که البته غیرممکن است. لیست  روزانه کارهایی که باید انجام شود حتی بدتر از لیست هفتگی است. سال‌ها پیش یک مطالعه در میان کشیشان  انجام شد که نشان داد کسانی که از لیست روزانه استفاده می‌کنند از کسانی که از لیست هفتگی استفاده می‌کنند بیشتر کار می‌کنند و به این دلیل ما در اصل برنامه‌ریزی فقط لیست هفتگی طراحی شده است

To do lists separate the jobs you have to do from the time in which you will have to do them. In fact many people keep separate to do lists on pads or forms – separated altogether from their planners. If your planner does not include time for the priorities on your to do list, that time will frequently be filled by other people’s priorities. Items that are scheduled usually get done while items on a to do list are usually postponed or abandoned.

لیست کارهایی که باید انجام شود کاری که شما باید انجام دهید  را از زمانی که باید آن را انجام دهید جدا می‌کند. در واقع بسیاری از مردم لیست شان را بر روی پد جدا می‌کنند. برنامه‌ریز شما زمان برای اولویت را شامل نمی‌شود و لیست،  با اولویت‌های دیگران اغلب پر خواهد شد. آیتم‌هایی که معمولاً برنامه‌ریزی می‌شود معمولاً به تعویق افتاد و یا رها شده است.

To do lists are like buffets as opposed to planned dinners. With buffets it is easy to take on too much, choose the tasty items instead of the healthy ones, and waste time making choices. Planned the dinners require no decision. You get to eat what you have in front of you. And the planning allows those items to be the best ones for you – the priorities, so to speak.

لیست کارهایی که باید انجام شود  به عنوان مثال مانند بوفه است که با شام برنامه‌ریزی شده مخالف است. در بوفه آسان است که بیش از حد، اقلام خوشمزه به جای آنهایی که سالم  هستند انتخاب کنید، و ضایعات زمان را انتخاب کنید. برنامه‌ریزی شام نیاز به هیچ تصمیم‌گیری ندارد. شما چیزی که در مقابل شما  گذاشته شده است می‌خورید و برنامه‌ریزی اجازه می‌دهد تا کسانی که در مورد به بهترین آنها برای الویت شما صحبت می‌کنند.

To do lists are open invitations to natural tendencies that are counterproductive. For instance, we tend to work on those items that are easy, brief, pleasant and urgent, as well as those that please other people, rather than those that will further our own personal goals.

لیست کارهایی که باید انجام شود دعوت‌نامه‌های باز  برای تمایلات طبیعی هستند که ثمربخش می‌باشند. به عنوان مثال، ما تمایل به کار در آن مواردی هستیم که بسیار آسان، کوتاه و لذت‌بخش است،  و همچنین بیشتر کار دیگران به جای آن که اهداف شخصی ما.

Now I have to say that to do lists are better than trying to remember all the things you have to do. At least, it gets your intentions into writing. You can always put everything on  a to do list and then select the most important ones to schedule. But to do lists by themselves give you a false sense of accomplishment because people tend to measure progress by the number of items crossed off a opposed to the importance of the tasks completed. A recent survey by linkedin found that only 11% of professionals actually complete all the tasks on their daily to do lists. (Globe and mail, June 15,2012.)

حالا من مجبورم بگویم که  لیست کارهایی که باید انجام شود لیست بهتر از تلاش برای به یاد داشتن تمام چیزهایی که شما باید انجام دهید. دست کم، می‌شود اهداف خود را بنویسید. شما همیشه می‌توانید همه چیز را در یک لیست کارهایی که باید انجام شود قرار داده و پس از آن مهمترین آنها  را انتخاب و زمانبندی کنید. اما این لیست به شما احساس کاذب انجام دادن را می‌دهد چرا که مردم تمایل دارند برای اندازه‌گیری پیشرفت توسط تعدادی از اقلام لیست اقدام کنند و خط مخالف به اهمیت آن بکشند. در یک بررسی اخیر  یافت شد که تنها 11 درصد از متخصصان در واقع تمام کارهای لیست خود را انجام می‌دهند(گلوب اند میل، ژوئن 15،2012)

6-5. PDA s vs. paper planners

Hand – held electronic computers can boost productivity immensely. But they are computers, not planners. Don’t throw away the kitchen sink just because you buy a dishwasher.

6-5. پدها در مقابل برنامه‌ریزان کاغذی

کامپیوترهای الکترونیکی  دستی می‌تواند بهره‌وری فوق‌العاده‌ای داشته باشند. اما آنها کامپیوتر هستند و برنامه‌ریز نیستند، آیا اصراف نیست دور انداختن سینک آشپزخانه فقط به خاطر اینکه شما یک ماشین ظرفشویی خریده‌اید.

With a hard copy planner you can see your entire week, complete with scheduled tasks and your “things To Do” list at a single glance. Flipping a page brings you a whole new week of plans, appointments and projects. You can see your activities take shape, be completed and remain visibly intact as permanent trophies to your weekly accomplishments. A hardcopy planner also serves as a journal, reflecting not only your past activities, but your uniquencess – taking on your personality, character, and philosophy. It reveals your habits and style as well as your priorities. Color coding, sticky notes, self – adhesive labels and hand written notes can form a permanent footprint of your presence in this world and the impact you made.

Nobody wants to be left behind in this information age where technology is king; but it’s not a case of either using an electronic handheld device or using a paper planner. They both have their place. You can continue to plan and schedule using a paper planner while using your handheld device for contact information, databases, electronic communications, internet access, and the dozens of other functions used on a regular basis such as GPS, photography, ebooks, email, banking and Google searches.

7. Manageing technology

7-1. control technology without it controlling you

Leaders of the future will be those who can master some of the more useful technology that becomes available while maintaining their interpersonal skills. Not only will they be able to work efficiently, they’ll be able to relate to other people, negotiate, gain consensus, close deals, network effectively and motivate and inspire others.

Technology is good; but you can have too much of a good thing. Research published in the February, 2008 personality & social psychology bulletin, shows that daily social contacts may boost brain power and cognitive abilities. In a University of Michigan study of 3500 people, it was revealed that more time spent chatting with friends was associated with higher scores on memory tests. Interaction with people provides greater brain stimulation than watching a computer monitor or TV set. Technology, on the other hand, encourages multitasking, which in turn leads to stress, anxiety and inefficiency.

Technology writer Danny O’Brien interviewed top achievers and found one thing in common that may account for their increased productivity. They all used some sort low – tech tool, such as a written “to do” list or a plain paper pad.

It pays to limit technology and maintain balance in your life. A UCLA study found that people who adopted a healthy lifestyle instead of constantly manipulating their blackberry’s and cell phones showed improvement in memory scores and reasoning within a matter of weeks.

Technology allows us to get trivial, unimportant tasks done faster so we can take on more trivial, unimportant tasks.

We must be careful that technology doesn’t become all – consuming and addictive. For many people it is already invading their personal space. An article in the November 12, 2012 toronto star reported on a survey by Infosecurity Europe in London that found that 70% of the workers surveyed spent at least a half hour a day working in bed. Another survey by good technology revealed that half of the office workers polled were answering emails while in bed. The trend is encouraged by suppliers who are offering everything from pyramid pillows to laptop trays designed specifically for bed workers.

People in general are overloaded, stressed and ineffective because they have gotten away from the basic time management process of planning, setting goals, scheduling and getting the work done. They have bought into the “technology is everything” myth, and are so busy doing things, that they have no time to think or plan. As a result, must of what they are doing may be things of little importance, and they may be ignoring many of the things that are the most meaningful.

By using technology indiscriminately, they are putting their lives in high gear, multitasking, responding to crises, and filling their lives with incessant interruption and trivia.

We are seduced into buying the latest gadget, and considered to be behind the time if we still use a land line or a paper planner. TV, itself addictive, glorifies video games, and by 2006, approximately 145 million people were playing video or computer games. According to Dr. Gary Small and Gigi Vorgan, in their book iBrain, players of one game spent an average of 22 hours per week at it. The average young person’s brain is exposed to 8 hours of technology each day. Technology is becoming an addiction.

You know something must be wrong when companies design 12 – step programs to tackle email addiction. Or when psychiatric investigators in South Korea find that 20% of internet – addicted children and teens end up with relatively severe ADHD symptoms. Or when people report a loss of energy and a sense of depletion after a marathon session with their TV or computer. People may believe they are in complete control of their lives, when the apposite is true. They are being controlled by technology. You can’t say uo are in control when you sleep with your Blackberry, check email during a game of golf or spend 30 hours per week surfing the Internet.

“It has become appallingly obvious that our technology has exceeded our humanity”.

- albert Einstein

Dr. Edward Hallowell, a psychiatrist in Sudbury, Massachusetts, and author of Driven to Distraction, sees a lot of patients wrapped up in this multitasking mania. Over the past decade he has seen a tenfold increase in the number of patients showing up with symptoms that closely resemble Add,  but of the work – induced variety. They were irritable, their productivity was declining, they couldn’t get organized, they were making quick off – the – cuff decisions – all because they felt pressured to get things done quickly.

He gave the condition a neme – attention deficit trait (ADT) (Time magazine, January 10, 2006) ADT takes hold when we are unable to prioritize. They’re not only distracted and impulsive, but feel guilty and inadequate. They feel it’s their fault that they’re falling behind. They think they have to work faster and longer, which only maks it worse.

Technology, like most things, is good in moderation. But we seem to have forgotten that when you go high – tech, you also need more high – touch. Twitter and linkedin and text messaging and blogging are not the same as interacting one – on – one with people. People are good for your brain; technology, not so good. Research indicates that time  spent chatting with friends in person tends to raise scores on memory tests. High – tech gadgets, video games, TV and the like have the opposite effect. In fact they have been shown to contribute to ADD in both adults and children. Chronic internet and high – tech users tend to have p0oorer social skills and less focus. We shoulds and less focus. We should think twice before allowing time with email and the internet to crowd out time with family and friends.

Top achievers combine high – tech with high touch. They interact socially, participate in face – to – face meetings, and even use paper – based systems such as planners or simple note pads as tools to get things done.

I will never apologize for scheduling in a paper planner or drawing mind maps on a scratch pad or scribbling an idea on an index card. In fact people who think a blackberry or any kind of smart phone is a planner is mistaken.

7-2. Why isn’t productivity increasing?

In spite of technology, extended working hours and 24/7 connectivity, productivity in most countries is still falling. And yet, according to a recent article in the Toronto star (Why Canada’s productivity keeps falling, June 14, 2012), as our workforce shrinks, we must become more productive in order to sustain our high standard of living.

I believe that major factor is the decreasing personal productivity of the workers. For example, the may 23, 2012 issue of the Globe and Mail reported on a survey of 65,000 people over the past decade that revealed the number one complaint was being distracted by the speech level while working at office cubicles. Not only is distraction increasing, we are becoming more vulnerable to distraction as our brains are being bombarded by digital technology.